27. April 2020
Coronavirus/COVID-19 – Sonderinfo Personalverrechnung Wichtige Corona/COVID-19 bedingte Daten, Fakten und Unterlagen
Information Stand 24.4.2020
1. Arbeitszeitaufzeichnungen – Ausfallstunden für AMS-Kurzarbeitsbeihilfe
Arbeitgeber sind während des Bezugs einer Kurzarbeitsbeihilfe (§37b AMSG) verpflichtet, als Nachweis für die Anzahl der verrechenbaren Ausfallstunden Arbeitszeitaufzeichnungen (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Arbeitsunterbrechungen) für alle von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter zu führen. Auf Verlangen sind die Aufzeichnungen dem Arbeitsmarktservice (AMS) vorzulegen (stichprobenartige Kontrollen seitens des AMS bzw. ggf. der Finanzpolizei). Bitte beachten Sie, dass auch über die Nichtleistungszeiten (z.B. Urlaub, Feiertag, Krankenstand, Arztbesuche, Konsumation von Zeitguthaben) Aufzeichnungen zu führen sind. Sollten Sie hinsichtlich Optimierung Ihrer bisherigen Arbeitszeitaufzeichnungen Unterstützung benötigen, bitte kontaktieren Sie uns.
WICHTIG: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für beihilfenrelevante Unterlagen.
2. Erstattung der Entgeltfortzahlung nach dem Epidemiegesetz
Es gibt kein österreichweites, einheitliches Antragsformular. Übermittelt die Behörde dem Arbeitgeber im Falle der Quarantäne eines Arbeitnehmers den Bescheid samt Antragsformular für die Entgeltvergütung nach dem Epidemiegesetz (§32 EpidemieG), ist dieses Formular für die Antragstellung zu verwenden. Fehlt ein solches Formular, genügt ein formloses Schreiben an die Bezirksverwaltungsbehörde. Sollten Sie einen Entwurf für so ein Schreiben benötigen, lassen Sie es uns wissen.
WICHTIG: Der Antrag auf Vergütung ist binnen sechs Wochen ab Aufhebung der behördlichen Maßnahmen bei jener Bezirksverwaltungsbehörde zu beantragen, in deren Bereich die Maßnahmen getroffen wurden. Diese Frist ist zu beachten, das Versäumen der Frist führt zum Erlöschen des Anspruchs.
3. Mitarbeiterinformation über die vorerst provisorische Abrechnung der Kurzarbeit anhand der WKO-Handlungsempfehlung
WKO-Handlungsempfehlung:
https://www.wko.at/service/handlungsempfehlung-abrechnung-kurzarbeit.pdf.
Viele für die Praxis wichtige Anwendungsfragen sind entweder gar nicht oder nur sehr unklar geregelt. Organisationsübergreifend wird mit Hochdruck daran gearbeitet, praxisnahe Kurzarbeitsregeln zu entwickeln. Aufgrund der laufenden Verhandlungen zwischen den Sozialpartnern und der Beiziehung zahlreicher Experten verzögert sich aber die rasche Klärung wichtiger Detailfragen. Die Gehalts- und Lohnabrechnungen für April 2020 und voraussichtlich auch jene für Mai 2020 können daher noch nicht auf Basis der endgültigen Kurzarbeitsregeln erstellt werden, sondern anhand der WKO-Handlungsempfehlung. Gerne übermitteln wir Ihnen Musterschreiben zur Information Ihrer Dienstnehmer.
4. Zusage einer Corona/COVID-19-Prämie
Zulagen und Bonuszahlungen, die Arbeitnehmern ausschließlich aufgrund der Coronakrise zusätzlich (d.h. nicht anstatt bisheriger Bezüge) gewährt werden („COVID-19-Prämien“), sind im Kalenderjahr 2020 bis zu EUR 3.000,00 lohnsteuerfrei und SV-beitragsfrei (§124b Z. 350 EStG , §49 Abs. 3 Z.30 ASVG). Keine Befreiung für derartige „COVID-19-Prämien“ gibt es bei den sonstigen Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt).
Wie für jede Prämie ist auch für die COVID-19-Prämie eine schriftliche Information an den Arbeitnehmer über die Freiwilligkeit der COVID-19-Zulage bzw. Bonuszahlung zu empfehlen. Auch hierfür können wir Ihnen bei Bedarf Textierungsvorschläge zukommen lassen.
5. Zusatzvereinbarung zur Kurzarbeit – Abbau Urlaub/ZA, Widerruf ÜStd-Pauschale, Nebenerwerb
Anlässlich der Kurzarbeit muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er sich ernstlich bemüht hat, mit den Arbeitnehmern den Verbrauch von Alturlauben und Zeitguthaben vor oder während der Kurzarbeit zu vereinbaren. Für den Fall, dass Sie nicht ohnehin bereits eine Zusatzvereinbarung getroffen haben, empfehlen wir Ihnen die mündlichen Abreden für Dokumentationszwecke schriftlich festzuhalten.
6. Vereinbarung einer Sonderbetreuungszeit – Antragstellung auf Rückerstattung bei der Buchhaltungsagentur des Bundes
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für bestimmte coronabedingte Betreuungsnotwendigkeiten eine bezahlte Sonderbetreuungszeit für bis zu drei Wochen gewähren (§18b AVRAG) und erhält für diese Zeit von der Bundesbuchhaltungsagentur ein Drittel des fortgezahlten Entgelts zurückerstattet. Auf die Sonderbetreuungszeit besteht kein arbeitsrechtlicher Anspruch, sondern diese ist Vereinbarungssache. Die Sonderbetreuungszeit kann je nach Vereinbarung bis zu drei Wochen am Stück, wochenweise, tageweise oder halbtageweise konsumiert werden. Es ist auch ein blockweiser Verbrauch (mit Unterbrechungen) möglich oder z.B. ein jeweils halbtägiger Verbrauch für sechs Wochen. Eine stundenweise Konsumation ist nach derzeitiger (sehr strittiger) Ansicht der Buchhaltungsagentur nicht möglich.
Für die innerbetriebliche Dokumentation der Sonderbetreuungszeit empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in der auch die Details festgelegt werden können. Selbstverständlich stellen wir Ihnen bei Bedarf gerne Entwürfe zu diesem Thema zur Verfügung.
Der Bund erstattet auf Antrag ein Drittel des aliquoten Bruttomonatsentgelts plus einen Sonderzahlungsaufschlag (um 1/6 erhöhter Betrag). Der Antrag ist binnen sechs Wochen nach Aufhebung der behördlichen Maßnahmen bei der Buchhaltungsagentur des Bundes geltend zu machen. Der Antrag ist online über das Unternehmensservice-Portal (USP) einzubringen. Dafür ist entweder eine Handysignatur oder die USP-Kennung nötig. Im USP-Formular können maximal zehn Personen pro Antrag erfasst werden (technisch bedingte Begrenzung).
Beizulegende Unterlagen:
- Lohn-/Gehaltszettel des betroffenen Zeitraums sowie der beiden Vormonate
- Nachweis über die Konsumation der Sonderbetreuungszeit (zB Zeitaufzeichnungen des betroffenen Zeitraums)
Link zum Antrag: https://www.buchhaltungsagentur.gv.at/sonderbetreuungszeit/
Die Regelung zur Sonderbetreuungszeit gilt befristet bis zum 31.05.2020 (hinsichtlich der Abwicklung der Erstattungsansprüche des Arbeitgebers gilt die Regelung noch bis 30.06.2021).
WICHTIG: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht ab Ende des Jahres der Auszahlung.
7. Beendigung oder Änderung des Ausmaßes der Kurzarbeit – Was müssen Sie tun?
Aufgrund der schrittweisen Lockerung der Beschränkungen kann es passieren, dass Arbeitnehmer in einem größeren Umfang beschäftigt werden als ursprünglich vorgesehen.
Wird das Ausmaß der Kurzarbeit verändert oder die Kurzarbeit vorzeitig beendet, sind die Sozialpartner (WKO und Gewerkschaft) und das AMS zu verständigen – das AMS allerdings nur, wenn Sie die Kurzarbeit beenden, nicht jedoch bei einer Änderung der festgelegten Arbeitszeit. Beachten Sie bitte, dass eine einseitige Änderung des Ausmaßes der reduzierten Arbeitszeit nicht zulässig ist, sondern nach den Regeln vorzugehen ist, die die Sozialpartnervereinbarung vorsieht:
Es muss das Einvernehmen mit den betroffenen Arbeitnehmern (oder dem Betriebsrat) hergestellt werden. Die Sozialpartner sind spätestens fünf Arbeitstage im Voraus zu informieren.
TIPP: Lässt sich durch die tatsächlich erbrachten Arbeitsleistungen bereits erkennen, dass im 3-Monats-Schnitt die Arbeitszeitreduktion niedriger ausfallen wird als geplant, ist es jedenfalls erforderlich, mit den Arbeitnehmern neue Vereinbarungen über das geänderte Ausmaß zu treffen. Gleichzeitig ist es auch dringend anzuraten, diese Änderung, sobald sie abgeschätzt werden kann, den Sozialpartnern mitzuteilen.
Laut telefonischer Auskunft seitens der WKO ist die Meldung der Arbeitszeitänderung während der Kurzarbeit formlos. Das bedeutet, ein E-Mail an die WKO und die Gewerkschaften sind nach derzeitigem Informationsstand ausreichend.
TIPP: Empfangs- und Lesebestätigung anfordern
Abrechnung der COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe
Es stehen ab sofort die erforderlichen Detailinformationen zur Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe zur Verfügung. Für die Abrechnung der Beihilfe benötigen Sie den Zugang zu einem e-AMS-Konto. Falls Sie noch keinen e-AMS-Zugang haben, empfehlen wir Ihnen, diesen möglichst rasch zu beantragen. Die Unterlagen für die Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe für März und April 2020 sind spätestens bis 28. Mai 2020 einzureichen. Die Informationen finden Sie unter:
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe nur für bereits genehmigte Projekte abrechenbar ist.
