9. Juni 2021
Sonderinfo – Home Office – ein Überblick über die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Bestimmungen
Sehr geehrte Klientin, sehr geehrter Klient,
sehr geehrte Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner!
Seit nun mehr als einem Jahr arbeiten viele Dienstnehmer regelmäßig im Home Office. Dieses Modell der Leistungserbringung wird wohl nicht mehr ganz aus unserer Arbeitswelt wegzudenken sein.
Aus diesem Grund wurden vom Gesetzgeber Regelungen, teils befristeter Natur, für die Anwendung des Homeoffice geschaffen. Diese Regelungen betreffen das Arbeits- und das Steuerrecht. Auch das Sozialversicherungsrecht sollte man, wenn Office und Homeoffice in unterschiedlichen Ländern liegen, nicht außer Acht lassen.
Da ab 1.7.2021 die eine oder andere Vorschrift ausläuft bzw. Pflichten eintreten, möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zum Thema Homeoffice geben.
Bitte beachten Sie vor allem, dass ab 1.7.2021 die Homeofficetage aufzuzeichnen und in weitere Folge zum Lohnkonto und Jahreslohnzettel L16 zu nehmen sind. D.h. wir benötigen die Information über die Homeofficetage für die Lohnverrechnung. Für die erste Jahreshälfte 2021 darf die Anzahl der im Homeoffice verbrachten Arbeitstage geschätzt werden.
Bitte beachten Sie außerdem, dass ab 1.7.2021 das Pendlerpauschale nicht mehr ungeprüft steuerfrei weitergewährt werden kann, wenn im Homeoffice gearbeitet wird.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden die Begriffe Arbeitnehmer und Arbeitgeber verwendet. Selbstverständlich sind von diesen Begriffen Personen jeden Geschlechts umfasst.
Wie immer stehen wir Ihnen zu Fragen in diesem Zusammenhang gerne zur Verfügung.
An dieser Stelle dürfen wir auf unsere Website www.causa.at verweisen, auf der Sie unter Aktuelles diese und auch alle anderen Klienten- sowie Sonderinformationen finden.
Bleiben Sie weiterhin gesund!
Herzlichst
Ihr CAUSA-Team
Sonderinfo – HOME OFFICE –
ein Überblick über die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Bestimmungen
Was ist Homeoffice?
Homeoffice liegt gem §2h (1) AVRAG dann vor, wenn der Arbeitnehmer „regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung“ erbringt. Es liegt somit keine Arbeitsverrichtung an einem beliebigen Ort vor, sondern in einer Privatwohnung. Es kann sich dabei um die eigene Wohnung des AN handeln, aber auch um einen Zweitwohnsitz, die Wohnung der Partnerin oder naher Angehöriger.
Nicht unter diese Definition fällt das „mobile working“, bei dem man an einem beliebigen Platz („co-working-space“, Kaffeehaus, Park, Hotelzimmer u.ä.) die Arbeitsleistung erbringt.
Ebenso ist Homeoffice nicht mit der Heimarbeit laut Heimarbeitsgesetz zu verwechseln.
Gibt es eine Pflicht für Arbeitnehmer, im Homeoffice zu arbeiten bzw. für Arbeitgeber, eine Homeoffice-Tätigkeit anzubieten? – Homeofficevereinbarung, Regelungen im Kollektivvertrag
Die Neuregelung sieht weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Pflicht dazu vor. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben daher auch künftig eine Vereinbarung über eine teilweise oder vollständige Arbeitsleistung von zu Hause aus zu treffen, diese hat künftig explizit schriftlich zu erfolgen. Jedenfalls ist bei Abschluss einer Vereinbarung zu prüfen, ob der jeweilige Kollektivvertrag Regelungen zum Homeoffice vorsieht.
Es wird keine Unterschriftlichkeit verlangt– Vereinbarungen sind auch dann wirksam, wenn diese elektronisch abgeschlossen werden (zB via Mail, IT-Tools oder durch Handy-Signatur).
Welche Vorschriften gibt es für die Auflösung einer Homeoffice-Vereinbarung?
Die Bedingungen zur Auflösung der Homeoffice-Vereinbarung können vertraglich geregelt werden. Ebenso kann eine Befristung vereinbart werden.
In §2h (4) AVRAG wurde klargestellt, dass – unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung – bei Vorliegen eines wichtigen Grundes die Beendigung zum Letzten eines Monats unter Einhaltung einer Frist von einem Monat möglich ist. Dabei sind nicht persönliche Befindlichkeiten (zB fehlt dem Arbeitnehmer der persönliche Kontakt zu Kollegen und Kunden) relevant, sondern tatsächliche triftige Gründe, wie etwa ein Wohnungsverlust oder eine wesentliche Veränderung der betrieblichen Erfordernisse.
Aufzeichnungspflicht der Homeofficetage ab 1.7.2021
Rückwirkend ab 01.01.2021 muss der Arbeitgeber verpflichtend die Anzahl der (ausschließlichen) Homeoffice-Tage seiner Mitarbeiter in der Lohnverrechnung (am Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16) erfassen.
Falls bisher noch keine Aufzeichnungen über die Homeoffice-Tage geführt wurden, ist es zulässig, diese im 1. Halbjahr 2021 (01.01. – 30.06.2021) nach Erfahrungswerten zu schätzen. Ab 01.07.2021 sollten die Homeoffice-Tage zeitnah mitgeführt werden. Als Homeoffice-Tage sind generell nur jene Tage zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).
Wir empfehlen, uns die Homeofficetage mit der laufenden Lohnverrechnung bekanntzugeben, dann können diese Tage laufend erfasst werden.
Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht (siehe auch weiter unten). Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmern zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.
Wer haftet für Schäden an Arbeitsmitteln im Homeoffice?
Die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG) sind auch im Homeoffice anzuwenden. Das gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für von Haushaltsangehörigen verursachte Schäden an den Gegenständen/Betriebsmitteln des Unternehmens. Sie haften dem Unternehmen unmittelbar. Die Haftungsminderungs-Möglichkeiten des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes kommen auch für Haushaltsangehörige zur Anwendung.
Sind im Homeoffice die Bestimmungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes anzuwenden? Darf der Arbeitsinspektor die Wohnungen der Arbeitnehmer für Kontrollen betreten?
Es kommt zu keiner gesetzlichen Änderung beim Geltungsbereich des Arbeitnehmerschutzgesetzes (AschG) bzw. Arbeitsinspektionsgesetzes (AIG). Verkürzt gesagt: Auch künftig ist ein Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers nicht nach den Maßstäben eines Büroarbeitsplatzes zu prüfen.
Klargestellt wird, dass Arbeitgeber zur Unterweisung der Arbeitnehmer zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung angehalten sind – dazu werden eine Informationsbroschüre und ein Leitfaden durch das Arbeitsministerium entwickelt. Ebenso soll eine Evaluierung auf Basis eines Musters durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen können.
Unverändert bleibt, dass das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht für die privaten Räume der Arbeitnehmer hat.
Gilt ein Unfallversicherungsschutz im Homeoffice?
Die aktuelle Corona-Regelung (eine Klarstellung im Gesetz, dass auch Tätigkeiten im Homeoffice unter Unfallversicherungsschutz stehen) wird ins Dauerrecht übergehen. Umfasst vom Unfallversicherungsschutz sind aber nur Unfälle, die im Zusammenhang mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit stehen. D.h. sollte in einer Arbeitspause der Dienstnehmer/die Dienstnehmerin Hausarbeit verrichten und dabei verunfallen, so ist dieser Unfall nicht als Arbeitsunfall vom Versicherungsschutz umfasst.
Diese Bestimmungen werden dann zu Abgrenzungs- und Leistungsfragen der Unfallversicherungsanstalt führen, wenn der Unfall bleibende Schäden nach sich zieht.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie als Dienstgeber auch bei Arbeitsunfällen im Homeoffice zu einer Unfallmeldung an die AUVA verpflichtet sind!
Link zur AUVA: https://www.auva.at/cdscontent/?contentid=10007.671003&portal=auvaportal&viewmode=content&pk_campaign=unfallmeldung
Wer muss welche Arbeitsmittel zur Verfügung stellen? Wie sieht es abgabenrechtlich mit Entschädigungen aus, die der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer leistet?
Klargestellt wird, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung zu stellen. Darunter werden PC/Laptop, Telefonie (Handy) und Datenverbindung (Internet) verstanden.
Stellt der Arbeitgeber dieses Paket nicht zur Verfügung und hat der Arbeitnehmer hier eigene Arbeitsmittel in Anspruch zu nehmen, muss eine angemessene (Pauschal-) Abgeltung geleistet werden. Die tatsächliche Höhe ist im Einzelfall festzulegen.
Begleitend wird abgabenrechtlich folgendes (bis Ende 2023 befristet) klargestellt:
- Erforderliche digitale Arbeitsmittel, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, lösen keine Abgabenpflicht aus, sind somit nicht als Sachbezug zu werten.
- Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind an bis zu 100 Tagen in der Höhe eines Betrages von bis zu EUR 3 pro Tag abgabefrei. Der Höchstbetrag beträgt somit EUR 300 pro Jahr.
Diese Zahlungen können sowohl die oben angeführten Pauschalabgeltungen für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel umfassen, als auch allenfalls freiwillig geleistete Abgeltungen. In Summe (verpflichtende, als auch freiwillige Zahlungen) ist der Betrag mit (maximal 100 mal) EUR 3 pro Tag bzw. EUR 300 pro Jahr gedeckelt. - Falls das Pauschale nicht ausgeschöpft wird, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf bis zu maximal EUR 300 selbst als Werbungskosten geltend machen.
- Darüber kann der Arbeitnehmer selbst belegte Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar bis zu einem Betrag von 300 Euro pro Jahr steuerlich absetzen können. Dies tritt zum Teil schon für 2020 rückwirkend in Kraft.
Achtung: beim Homeoffice-Pauschale müssen beide Grenzen berücksichtigt werden: max € 3,– pro Tag und max. 100 Tage pro Jahr. Andere Kombinationen, die ebenfalls den Jahresmaximalbetrag von € 300,– erreichen, können nicht abgabenfrei gewährt werden.
z.B: 150 Tage mit € 2,–: lediglich € 2,– für 100 Tage dürfen abgabenfrei abgerechnet werden
50 Tage mit € 4,–: lediglich € 3,– für 50 Tage dürfen abgabenfrei abgerechnet werden
Was gilt im Hinblick auf das Arbeitszeitrecht? Sind im Homeoffice andere Regelungen bzgl. Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten zu beachten?
Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruherechts bleiben unverändert. Es gelten im Homeoffice somit die gleichen Bestimmungen wie am Büroarbeitsplatz. Wie schon bisher kann im Rahmen der Arbeitszeiterfassung eine Saldenaufzeichnung (anstelle der minutengenauen Aufzeichnung) durchgeführt werden, wenn der Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice tätig ist.
Bitte beachten Sie, dass Arbeitszeitaufzeichnungen taggenau zu führen sind. Handschriftliche Aufzeichnungen stellen Grundaufzeichnungen dar, die jedenfalls unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen fallen. Im Rahmen von Lohnabgabenprüfungen gibt es leider auch immer wieder das Problem, dass Arbeitszeitaufzeichnungen, die in Excel-Format geführt werden, für die Behörde keinen ausreichenden Manipulationsschutz haben und diesen Aufzeichnungen daher nicht immer Glauben geschenkt wird.
EXKURS zu Arbeitszeitänderungen:
Im Zusammenhang mit Arbeitszeitrecht, möchten wir Ihnen ans Herz legen, Stundenänderungen IMMER schriftlich zu vereinbaren und vom Dienstnehmer unterschreiben zu lassen. Die Durchführung von Änderungsmeldungen bei der Gesundheitskasse sind rechtlich nicht mehr erforderlich und von der ÖGK auch nicht erwünscht. Darüberhinaus sind diese Änderungsmeldungen arbeitsrechtlich keine ausreichende Dokumentation für ein geändertes Beschäftigungsausmaß.
Als Dienstgeber müssen Sie dem Dienstnehmer bei Änderungen im Beschäftigungsverhältnis einen neuen Dienstzettel ausstellen. Sollten Sie statt eines Dienstzettels einen Dienstvertrag geschlossen haben (was wir immer empfehlen), dann sollten Sie sämtliche Vertragsänderungen schriftlich festhalten.
Sollte die Änderung des Beschäftigungsausmaßes nicht schriftlich dokumentiert sein, kann es bei Lohnabgabenprüfungen zur Thematik von Mehrstundenzuschlägen oder auch erforderliche Entlohnung, obwohl nicht gearbeitet worden ist, kommen. In Verbindung mit dem Lohn- und Sozialdumpinggesetz können in diesen Fällen beträchtliche Nachzahlungen anfallen.
Pendlerpauschale
Bis 30.06.2021 ist aufgrund einer Sonderbestimmung sichergestellt, dass die steuerfreie Pendlerpauschale auch für Homeoffice-Tage zusteht. Ab 01.07.2021 kann ein Tag nur entweder ein Homeoffice-Tag, ein „Pendeltag“ oder ein „Nichtarbeitstag“ sein.
Für den Anspruch auf Pendlerpauschale und Pendlereuro kommt es wie bisher einzig und allein auf die Anzahl der tatsächlichen Pendeltage im Kalendermonat an. Pendeltage sind „normale“ Büroarbeitstage, Außendiensttage, Urlaubs- und Krankenstandstage (außer ganzjähriger Krankenstand). Homeoffice-Tage (= tatsächliche, ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und „Nichtarbeitstage“ (= Tage, an denen laut vereinbarter Arbeitszeiteinteilung nicht gearbeitet wird), sind hingegen keine Pendeltage. Gibt es im Monat mehr als 10 Pendeltage, steht das volle Pendlerpauschale zu. Gibt es zwischen 8 und 10 Tagen Pendeltage, besteht Anspruch auf zwei Drittel des vollen Pendlerpauschales, zwischen 4 und 7 Pendeltagen ist es ein Drittel.
Wird an pendelnde Mitarbeiter ein Homeoffice-Pauschale ausgezahlt, können Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale auch nebeneinander bestehen, sofern ausreichend Pendeltage vorliegen.
Beispiel für eine Vollzeitkraft: 20 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 11 Pendeltage und 9 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat das volle Pendlerpauschale zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 9 Tage zu.
Beispiel für eine Teilzeitkraft: 8 Arbeitstage im Kalendermonat, davon 6 Pendeltage und 2 Homeoffice-Tage. Es steht für diesen Kalendermonat ein Drittel des vollen Pendlerpauschales zu. Daneben steht ein Homeoffice-Pauschale für 2 Tage zu.
Sozialversicherungsrecht bei Homeoffice im Ausland, Einkommensteuerpflicht des Dienstnehmers im Ausland:
Sollten Ansässigkeitsstaat des Dienstgebers und Wohnsitzstaat des Dienstnehmers auseinanderfallen, sind die internationalen Sozialversicherungsvorschriften zu beachten.
Um innerhalb der EU, Schweiz und EWR keine Verschiebung der Sozialversicherungszuständigkeit auszulösen, sollten Ihre im EU Ausland lebenden Dienstnehmer weniger als 25% ihrer Arbeitsleistung im Wohnsitzstaat erbringen. Bei Drittstaaten sind die jeweiligen Sonderregelungen zu prüfen.
Wenn Dienstnehmer Homeoffice nicht im Sitzstaat des Dienstgebers verrichten, kann es auch zur Verschiebung der Steuerpflicht des Dienstnehmers kommen. Sollten solche Fälle bei Ihnen Thema sein, bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
Links und Downloads:
BMF:
FAQs Homeofficepauschale – https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html
WKO:
https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/homeoffice-die-kuenftigen-regelungen.html
https://www.wko.at/service/steuern/homeoffice-regelung-abgabenrechtlich.html
Mustervereinbarung der WKO:
https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/homeoffice-mustervereinbarung.pdf
